ด้วยตามมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๓ บัญญัติให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่เป็น ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัดที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตาม กฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร (ซึ่งต่อไปในคู่มือจะ ใช้ค าว่า “กิจการ”) ต้องจัดท าบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีประกอบกับ ตามมาตรา ๗ (๔) แห่ง พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๓ และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่อง ก าหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดท า ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๔ หมวด 4 ข้อ 8 ได้ก าหนดประเภทของเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ๓ ประเภท คือ

            (๑) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดท าขึ้นโดยบุคคลภายนอก

            (๒) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดท าขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดท าบัญชีเพื่อออกให้แก่ บุคคลภายนอก

            (๓) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดท าขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดท าบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

              โดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทข้างต้นสามารถเป็นรายจ่ายได้ในทางภาษี อากร ได้แก่ ใบก ากับภาษี (กรณีผู้ขายหรือให้บริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) หรือ ใบเสร็จรับเงินที่มีรายการสมบูรณ์ ซึ่งผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการมีหน้าที่ต้องออกหลักฐานการรับเงินให้แก่ ผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการในแต่ละคราว และผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการสามารถร้องขอให้ผู้รับเงินค่าสินค้า หรือบริการออกหลักฐานการรับเงินได้ด้วยเช่นกัน แต่กรมสรรพากรมักพบปัญหาว่า เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี ในบางกรณีไม่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทั้งที่กิจการได้มีรายจ่ายจริง เนื่องด้วยสาเหตุหลายประการตามที่ จะกล่าวดังตัวอย่างในคู่มือนี้ กรมสรรพากรจึงได้จัดท า “คู่มือการจัดท าเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทาง ภาษีได้” ทั้งนี้ เพื่อแก้ไขปัญหาและเสริมสร้างความเข้าใจแก่กิจการใน “ประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ” ให้สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีอากรตามประมวลรัษฎากรได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ กรมสรรพากรหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือนี้ จะเป็นประโยชน์แก่กิจการในด้านการจัดท าเอกสาร ประกอบการลงบัญชีให้เป็นไปอย่างมีเป็นระบบ สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีอากร และสอดคล้องกับสภาพ ข้อเท็จจริงของกิจการได้ ต่อไป